5. SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

  Es reducir a la mínima expresión todas las actividades de una organización, lo cual permite el ahorro de los recursos, sean estos materiales, humanos, y económicos, eliminando así las tareas o actividades innecesarias que no permiten un mejor desempeño tanto de trabajadores como de ejecutivos, contribuyendo al logro de objetivos.

     Es un conjunto de técnicas desarrollables en cualquier oficina para hacer más sencilla las tareas del personal. Es un empleo adecuado del sentido común.

     Comienza con un examen del trabajo en el que hay que preguntar: Porque? Que? Donde? Cuando? Quien? Cómo? Eliminar? Combinar? Cambiar secuencia? Cambiar lugares? Cambiar personas?

Proceso de trabajo

  La representación de un proceso de trabajo en una forma que soporte manipulación automatizada, cómo modelar, o represente el sistema de gestión del flujo de trabajo.

   La definición del proceso consta de una red de actividades y sus relaciones, criterio para indicar el comienzo y la terminación del proceso, e información acerca de las actividades individuales, como participantes, asociados a datos y aplicaciones, entre otras cosas.

  Conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica, en el contexto de una estructura organizada definiendo reglas funcionales y relaciones.

Límites en el proceso de trabajo

• Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos operacionales y relaciones de trabajo. Por ejemplo un Proceso de Reclamación de Seguros, o un Proceso de Desarrollo de Ingeniería. Un proceso debe estar totalmente contenido en una única unidad de organización o puede que tenga varias organizaciones diferentes, como en una relación cliente-distribuidor.

• Un proceso de trabajo tiene definidas condiciones, desencadenando su inicio en cada nuevo ejemplo (la llegada de una reclamación) y rendimientos definidos a su conclusión.

• Un proceso de trabajo puede que asocie interacciones correctas o relativamente incorrectas entre los participantes; su duración puede también variar ampliamente.

• Un proceso de trabajo puede constar de actividades automatizadas, capaces de la gestión del flujo de trabajo, y / o actividades manuales, que deben estar más allá del ámbito de la gestión del flujo de trabajo. 

El crecimiento y el control del proceso

Objetivos para mejorar:

1. Eliminar el trabajo innecesario.
2. Combinar las diversas operaciones o sus elementos.
3. Combinar el orden de las operaciones.
4. Simplificar las operaciones necesarias.

Análisis de procesos y cambios de paradigmas

     Un análisis de proceso describe los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular. Identifica los pasos que le agregan valor (es decir, trabajo) y los que no lo hacen (desperdicio). Es preciso recordar que la clave de la reingeniería de procesos es eliminar o reducir al mínimo el desperdicio del proceso. Sin embargo, antes de poder eli­minarlo o reducirlo al mínimo, es preciso identificarlo. Un análisis del proceso permite esto: identificar el desperdicio.

     Además, un análisis del proceso permite examinar el flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los procesos suponen una serie de pasos, y un análisis del proceso permite captar los tipos y el orden específico de éstos. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos cuantitativos, incluyendo:

• Cuánto tiempo toma el proceso.
• Cuánto desperdicio contiene.
• Cuántas personas involucra.
• Cuánto cuesta.  

     Sin embargo, el propósito de un análisis de proceso no es sólo recolectar datos. Más bien, se trata de realizar algún tipo de mejora. Recolec­tar datos y no hacer nada al respecto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo. EI propósito final de cualquier análisis del proceso es:

• Elevar la calidad del proceso. 
• Aumentar la eficiencia.
• Reducir los costos relativos al proceso.
• Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso.
• Hacer el trabajo más seguro.

¿Qué es un paradigma?

• Percepción: modelo a seguir, supuesto o marco de referencia que se acepta como válido y que marca el modo en que percibimos las cosas.
• Nuestra forma de pensar define cómo hacemos las cosas.
• Define cómo reaccionamos, respondemos, entendemos, pensamos, analizamos, actuamos.
• Los grandes avances, grandes cambios, son producto de cambios de paradigmas.

Técnica de Simplificación de Trabajo

Medición del trabajo: La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándose según una norma (método) de ejecución Preestablecida.

Planeación de la distribución de espacio: La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

Diagrama de procedimientos o proceso: Ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.

Cuadro de distribución de Trabajo

Gráfica de la distribución física de la oficina y distribución en planta

Diagrama de Pescado

Diagrama de Pert

Diagrama de Gantt