Origen y Antecedentes
La creación de las
unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos
de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más
eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado
Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso
de modernización administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha
seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refieren a su origen y
formación y otra concerniente a su consolidación.
Esta primera fase
abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a laceración de
los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades
de Organización y sistemas en toda la administración. Este período se
caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confunde la función de
organización y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoría y con
funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase
es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e
introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y
consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del
funcionamiento. Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a
través de varios acuerdos.
Paralelamente a la
evolución de la Administración, como ciencia, hemos podido observar una serie
de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas, por
ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras.
Definiciones
Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura
organizacional de un sistema.
Planificar y desarrollar estudios y proyectos de sistematización
administrativa, coordinando y controlando las actividades asociadas, a fin de
optimizar el desempeño de los sistemas y servicios de información
administrativa.
“Organización es ordenar y disponer adecuadamente los recursos planeados
con la finalidad de ejecutar actividades y cumplir los objetivos”
Según Rodríguez J. “La organización es una red de líneas de autoridad y
responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas
asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su
posición realizar su cometido.”
Naturaleza de las funciones de Organización y Sistemas
Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se
encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de línea, en
consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser
clasificada atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y
sistemas debe tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan
situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera
determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un
carácter ejecutivo.
Características de los análisis de organización y sistemas
* Elaborar estudio diagnóstico.
* Analizar el estudio.
* Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.
Es importante destacar
que la unidad de organización y sistemas elabora y analiza el trabajo, necesita
convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían
alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia
considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.
Perfil del analista de organización y sistemas
El personal que labora en Organización y Sistemas
se conoce con el nombre de analista este se encarga de recopilar información,
analizar el proceso, dar información y salida. Con el fin de prestar soluciones
alternativas en analista puede ser un técnico o un teórico que nos va ayudar a
mejorar los procesos en la estructura organizacional.
- Conocimientos Teóricos.- Conocimiento en las
teorías de administración como son teoría por teoría y teoría 2 estos nos
ayudará a mejorar los procesos.
- Conocimientos Técnicos.- Un
técnico permitirá diagnosticar los procesos en base a análisis, diagrama o
proceso, organigramas y distribución de los espacios.
Realizar estudios para la caracterización de la
organización, diagnosticando, analizando, evaluando el desarrollo e
implantación de normas, procedimientos, métodos de trabajo, administración del
tiempo y del espacio y la evaluación del funcionamiento de los sistemas de
registros y documentación, a fin de optimizar los procesos y lograr la
administración eficiente de los recursos de la organización.
Tipos de Estructuras Organizacionales
- Marco de
actuación.
- Se combina
funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación
y coordinación.
- División
ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.
1. Diseño de la estructura:
Se ajusta a los cambios externos.
2. Ejes Organizacionales:
- Vertical: Relación con poder de
decisión, se definen niveles jerárquicos, se desarrolla en todos los
niveles altos, medio, operativo.
- Horizontal: Composición
departamental.
3.Directrices
para el diseño de la estructura organizacional:
- Jerarquía
- Control
- Centralización o
descentralización
1. Jerarquía: Por Niveles y de esto depende el grado de
responsabilidad y autoridad de cada nivel jerárquico.
- Autoridad y responsabilidad
son correspondientes.
- Depende el grado de
autoridad, responsabilidad y viceversa.
- Si autoridad está por encima de la
responsabilidad se caería en tiranía, autocracia.
- Si responsabilidad está por
encima de autoridad los resultados serán fruto de muchos casos de
persuasión y suerte.
2. Tramo de
control: Subordinados que el
gerente puede supervisar eficientemente.
- Amplitud mayor: muchos
subordinados dependen del jefe, a mayor cantidad de subordinados menor
control, mayor libertad para toma de decisiones.
- Amplitud menor: pocos subordinados, a menor
cantidad de subordinados mayor control, limitación para iniciativa propia.
3. Centralización
o Descentralización: Relación
con el grado de dispersión de la autoridad, hasta donde los subordinados
ostentan autoridad para tomar decisiones.
- Concentrar: Aspectos como
control y costos.
- Desconcentrar: Independencia,
agilidad.
- La Delegación: Se toma
decisiones a través de mandos, medios y subalternos.
- Responsabilidad: Valor que
apoya el cumplimiento de una acción/trabajo.
- Autoridad: Está
implícita en su posición dentro del nivel jerárquico.
- Depende de la capacidad moral
como derecho para hacerse obedecer.
Agrupa actividades
en unidades, secciones, equipos, departamentos.
- Enfoque funcional
- Divisional
- Matricial
- De equipos
- De redes
- Enfoque funcional: En una
Estructura funcional, la función común es el factor que dicta la forma en
que deben agruparse las actividades, desde los niveles más bajos a los más
altos de la organización. Todos los ingenieros están ubicados en el
departamento de ingeniería, y el vicepresidente de ingeniería es
responsable de todas las actividades referentes a la ingeniería. Esto
mismo aplica en el departamento de marketing, investigación y desarrollo,
y manufactura.
Ventajas:
1. Permite economías de alcance dentro de los
departamentos funcionales.
2. Posibilita el funcionamiento especializado y el
desarrollo de habilidades.
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