3. NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Presentación escrita de los procedimientos:

1. La identificación: título o código del procedimiento.    
2. El objetivo o finalidad del mismo.
3. La responsabilidad: se refiere a quien realiza la operación.
4. Los formularios que se utilizan: se deben indicar las formas utilizadas en el procedimiento y acompañar éste con una copia de los formatos que formen parte de él.

En la elaboración de los procedimientos se deben tener presente las palabras más adecuadas a ser utilizadas y que denoten acción, la forma correcta es el presente simple del verbo escogido: envía-muestra- expide- coloca- decide- registra- entrega.

Presentación gráfica de un procedimiento

     El flujograma es un diagrama que permite registrar los hechos relativos al procedimiento, permite al analista exponer el movimiento o ruta que siguen los papeles, las funciones o las etapas del procedimiento.

Los flujogramas se utilizan:

a) Como dispositivo para visualizar un flujo propuesto dentro de un sistema nuevo.

b) Como recurso para comprender el flujo presente en el ciclo del sistema.

c) Como bosquejo del flujo general hecho por el analista antes de redactar el procedimiento.

d) Para reemplazar el procedimiento escrito.

e) Para analizar con mayor facilidad el procedimiento escrito.

f) Ayuda a mostrar el contraste entre el sistema actual y el propuesto cuando se presente el nuevo plan. 

 Diseño de políticas

1. Establecerlos por escrito y darles validez.
2. Redactarse claramente y con precisión.
3. Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
4. Coordinarse con las demás políticas.
5. Revisarse periódicamente.
6. Ser razonables y aplicables en la práctica.
7. Estar acordes con los objetivos de la empresa.
8. Ser flexibles.

Esquema para el diseño de políticas

Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.

Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.

Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.