6. DIAGRAMACIÓN

     La diagramación, también llamada maquetación, es un oficio del Diseño editorial que se encarga de organizar en un espacio, contenidos escritos, visuales y en algunos casos audiovisuales (multimedia) en medios impresos y electrónicos, como libros, diarios y revistas.

     En el caso de un diario, la diagramación sigue los objetivos y líneas gráficas y editoriales de ese impreso. Las principales líneas editoriales para la diagramación de un diario incluyen la jerarquización de los artículos por orden de importancia.

     Diagrama de flujo:

     Es una técnica que permite representar gráficamente las operaciones y estructuras que se van a realizar, por medio de la representación de los pasos de un proceso. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.

     Objetivos

1. Conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que sirva como base común para todos sus componentes o se debe realizar un análisis sistemático del mismo.
2. Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estén implicados en la mejora de la calidad.
3. Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.

     Tipos de Diagramas De Flujo

     

    1. Primer nivel o de dirección descendente:

• Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los pasos correspondientes.
• Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.
• La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.

     2. Segundo nivel o detallado:

• Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.
• Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

     3. Ejecución o matriz:

• Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos.
• Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.
• Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

     Características

1. Es una representación gráfica de las secuencias de un proceso, presenta información clara, ordenada y concisa.
2. Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas.
3. Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor añadido, entre otras cosas.
4. Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora.
5. Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e investigados.
6. Ayuda a entender el proceso completo.
7. Permite comprender de forma rápida y amena los procesos.

     Técnicas para formular Diagramas

• Permite asegurar que todos los aspectos de un proceso han sido considerados.
• Permite visualizar el enlace entre los involucrados en el proceso.

     1.- Simbología utilizada para diagramar

• ASME (Asociación Americana De Ingenieros): utilizada para representar flujo de materiales o personas. 
  
• ANSI (Instituto Americano De Estandarización): utilizada para representar flujo de información.
  

     2.- Clasificación de los diagramas de flujo por su propósito

• De operaciones (que se hace, quién).
• De procesos (varias operaciones).
• De flujo de formularios.
• De distribución de espacios y equipos.

     3.- Clasificación de los diagramas de flujo por su presentación

• De bloque: presenta los bloques principales de un proceso, sin detalle.
• De detalle: presenta el paso a paso de un proceso, sin omitir detalle alguno.

     4.- Clasificación de los flujogramas por su forma

• Flujograma vertical: El flujo de las operaciones se grafica de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
  
• Formato horizontal: La secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.
  
• Flujograma panorámico: todo el proceso se grafica en una sola hoja lo que facilita verlo todo de una vez.
  
• Flujograma arquitectónico: señala la ruta de un formulario o persona sobre el plano del área de trabajo.
  

     5.- Recomendaciones respecto a la simbología 

1. No mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.
2. Dos símbolos no pueden estar unidos por más de una línea.
3. Sólo el símbolo de decisión puede tener hasta tres líneas de salida.
4. Las líneas de unión son rectas.
5. Símbolos de igual tamaño.
6. Redacción en frases cortas, sencillas.
7. Indicar significado de iniciales y abreviaturas usadas.
8. El símbolo documento debe tener el nombre.
9. El documento original se identifica con una letra, las copias con números en el extremo derecho del símbolo.
10. Conectores de entrada y de salida deben ser iguales.
11. El conector puede identificarse con letra o número, pero debe ser consistente.
12. Puede colorearse los conectores cuando es necesario usar muchos.

     6.- Guía para elaborar flujogramas

1. Nombre del proceso: breve, corto, explicativo.
2. Nombre departamento.
3. Nombre analista.
4. Cantidad de personas o Puestos involucrados.
5. Número de pasos.
6. Identificar puesto que realiza cada paso.
7. Describir brevemente cada operación.
8. Especificar los documentos generados con su número de copias. 

     Modelajes de procesos actuales

5. SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

  Es reducir a la mínima expresión todas las actividades de una organización, lo cual permite el ahorro de los recursos, sean estos materiales, humanos, y económicos, eliminando así las tareas o actividades innecesarias que no permiten un mejor desempeño tanto de trabajadores como de ejecutivos, contribuyendo al logro de objetivos.

     Es un conjunto de técnicas desarrollables en cualquier oficina para hacer más sencilla las tareas del personal. Es un empleo adecuado del sentido común.

     Comienza con un examen del trabajo en el que hay que preguntar: Porque? Que? Donde? Cuando? Quien? Cómo? Eliminar? Combinar? Cambiar secuencia? Cambiar lugares? Cambiar personas?

Proceso de trabajo

  La representación de un proceso de trabajo en una forma que soporte manipulación automatizada, cómo modelar, o represente el sistema de gestión del flujo de trabajo.

   La definición del proceso consta de una red de actividades y sus relaciones, criterio para indicar el comienzo y la terminación del proceso, e información acerca de las actividades individuales, como participantes, asociados a datos y aplicaciones, entre otras cosas.

  Conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica, en el contexto de una estructura organizada definiendo reglas funcionales y relaciones.

Límites en el proceso de trabajo

• Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos operacionales y relaciones de trabajo. Por ejemplo un Proceso de Reclamación de Seguros, o un Proceso de Desarrollo de Ingeniería. Un proceso debe estar totalmente contenido en una única unidad de organización o puede que tenga varias organizaciones diferentes, como en una relación cliente-distribuidor.

• Un proceso de trabajo tiene definidas condiciones, desencadenando su inicio en cada nuevo ejemplo (la llegada de una reclamación) y rendimientos definidos a su conclusión.

• Un proceso de trabajo puede que asocie interacciones correctas o relativamente incorrectas entre los participantes; su duración puede también variar ampliamente.

• Un proceso de trabajo puede constar de actividades automatizadas, capaces de la gestión del flujo de trabajo, y / o actividades manuales, que deben estar más allá del ámbito de la gestión del flujo de trabajo. 

El crecimiento y el control del proceso

Objetivos para mejorar:

1. Eliminar el trabajo innecesario.
2. Combinar las diversas operaciones o sus elementos.
3. Combinar el orden de las operaciones.
4. Simplificar las operaciones necesarias.

Análisis de procesos y cambios de paradigmas

     Un análisis de proceso describe los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular. Identifica los pasos que le agregan valor (es decir, trabajo) y los que no lo hacen (desperdicio). Es preciso recordar que la clave de la reingeniería de procesos es eliminar o reducir al mínimo el desperdicio del proceso. Sin embargo, antes de poder eli­minarlo o reducirlo al mínimo, es preciso identificarlo. Un análisis del proceso permite esto: identificar el desperdicio.

     Además, un análisis del proceso permite examinar el flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los procesos suponen una serie de pasos, y un análisis del proceso permite captar los tipos y el orden específico de éstos. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos cuantitativos, incluyendo:

• Cuánto tiempo toma el proceso.
• Cuánto desperdicio contiene.
• Cuántas personas involucra.
• Cuánto cuesta.  

     Sin embargo, el propósito de un análisis de proceso no es sólo recolectar datos. Más bien, se trata de realizar algún tipo de mejora. Recolec­tar datos y no hacer nada al respecto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo. EI propósito final de cualquier análisis del proceso es:

• Elevar la calidad del proceso. 
• Aumentar la eficiencia.
• Reducir los costos relativos al proceso.
• Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso.
• Hacer el trabajo más seguro.

¿Qué es un paradigma?

• Percepción: modelo a seguir, supuesto o marco de referencia que se acepta como válido y que marca el modo en que percibimos las cosas.
• Nuestra forma de pensar define cómo hacemos las cosas.
• Define cómo reaccionamos, respondemos, entendemos, pensamos, analizamos, actuamos.
• Los grandes avances, grandes cambios, son producto de cambios de paradigmas.

Técnica de Simplificación de Trabajo

Medición del trabajo: La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándose según una norma (método) de ejecución Preestablecida.

Planeación de la distribución de espacio: La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

Diagrama de procedimientos o proceso: Ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.

Cuadro de distribución de Trabajo

Gráfica de la distribución física de la oficina y distribución en planta

Diagrama de Pescado

Diagrama de Pert

Diagrama de Gantt

4. NORMALIZACIÓN

  La normalización hoy en día juega un papel importante en la mayoría de las actividades de los seres humanos, en el campo del sector privado es un soporte muy efectivo al impulsar a constituir estándares internacionales de calidad, a nivel público o estatal su desempeño es de vital importancia al dotar al estado de suficientes instrumentos de control en las políticas relacionadas con el medio ambiente, la salud, la agricultura y particularmente el sector de los consumidores. 

 Por normalización se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

     NORMAS ISO

    La Organización Internacional De Normalización.

   La ISO es un organismo internacional compuesta por los representantes de los cuerpos normativos nacionales (Organismos de Normalización), compuesta por países con un perfil administrativo de carácter no gubernamental. Esta federación de representantes nacionales actúa con oficinas delegadas de la ISO y son las encargadas de la normalización en cada país.
    La ISO es un órgano consultivo de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), que tiene su sede en Ginebra (Suiza), cuya función principal es la de contribuir al fomento y desarrollo internacional de la normalización, para facilitar el intercambio mundial de productos, bienes y servicios, mediante la colaboración científica, tecnológica y técnica en el campo administrativo, industrial y económico, manteniendo la ISO contactos con las universidades, centros científicos y tecnológicos.

  Las Normas ISO son creadas para satisfacer necesidades en los campos económico, financiero, industrial y técnico, administración, comercio y servicios, siendo el resultado de un consenso internacional emanado de los diferentes Comités Técnicos creados para tal fin.

     Clases de miembros de la ISO: Este organismo lo componen tres clases de miembros:

• MIEMBROS NATOS: Es la representación unitaria de los Organismos Nacionales de Normalización de cada país, con derecho a voz y voto.
• MIEMBROS CORRESPONDIENTES: Es la representación de los países en vías de desarrollo y que no poseen un comité nacional de normalización, no conforman la parte activa en el proceso de normalización pero se encuentran permanentemente informados acerca de todos los procesos en desarrollo.
• MIEMBROS SUSCRITOS: Lo conforman los países con reducidas economías, que contribuyen con unas tasas menores de pago. 

     Estructura interna de la ISO

    Su estructura interna está compuesta por un Consejo de la Organización encargado de la aprobación de los proyectos de normas, subordinados a éste se han creado ciento setenta y seis (176) comités permanentes llamados Comités Técnicos ISO (ISO/TC) cuya función es la de estudiar los principios científicos de la normalización, a cada Comité Técnico se le adjudica un número de orden y un nombre que refleja el perfil y la especialización a que se dedica.

   En los comités técnicos se encuentran subordinados seiscientos treinta y un (631) Subcomités Técnicos (ISO/TC SC) creados según la especialización específica de cada disciplina, estos subcomités están divididos en mil ochocientos treinta (1 830) Grupos de Trabajo de acuerdo a cada especialidad.

   En los Comités y Subcomités Técnicos tienen asiento cada uno de los países que conforman esta organización, y representan el punto de vista de los fabricantes, vendedores, profesionales de la ingeniería, laboratorios de pruebas, servicios públicos, gobierno, organizaciones científicas de investigación, grupos de usuarios y consumidores, en todo el mundo.

     Funciones y Objetivos: Las funciones y objetivos de la ISO son las siguientes: 

• La elaboración, discusión y presentación de los proyectos de normas técnicas internacionales.
• Facilitar la utilización de las nuevas normas para ser empleadas internacionalmente y en la esfera local de cada nación.
• Coordinar para los países miembros las recomendaciones necesarias para la unificación de criterios de las .normas ISO nacionales en cada país.
• Elaboración de las normas internacionales con el apoyo, participación y aceptación de todos sus miembros.
• Colaborar activamente con organizaciones internacionales dedicadas a la promulgación de la normalización.

ISO 9OOO: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de la administración de los Sistemas de Calidad, está compuesta por las siguientes normas:

• ISO 9000: Normas para la administración de la calidad y aseguramiento de la calidad, conformada por las siguientes cuatro (4) partes:
• ISO 9001: Modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseño/desarrollo, producción, instalación y servicio.
• ISO 9002: Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción e instalación, servicio.
• ISO 9003: Modelo para aseguramiento de la calidad en inspección final y pruebas.
• ISO 9004: Elementos para la gestión de administración de la calidad y lineamientos de sistemas de calidad.

ISO 10000: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los sistemas de Auditoría, está compuesta, por las siguientes normas:

• ISO 10011: Lineamientos para la Auditoría de sistemas de calidad.
• ISO 10012: Requerimientos de aseguramientos de la calidad para equipos de medición.

ISO 14000: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los sistemas de Auditoría, está compuesta por las siguientes normas:

• ISO 14000: Normas para la administración y desempeño ambiental, conformada por las siguientes partes:
• ISO 14001: Sistemas de administración ambiental en una organización, requisitos con el propósito de certificación y registro.
• ISO 14004: Sistemas para la implementación de un Sistema de Administración Ambiental (SAA).
• ISO 14010: Principios generales y directrices para la Auditoría Ambiental.
• ISO 14011: Procedimientos de auditoria, directrices para la Auditoría de Sistemas de Administración Ambiental.
• ISO 14012: Criterios de calificación para los Auditores Ambientales.

ISO 3534: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los términos estadísticos generales y vocabulario, está compuesta por las siguientes partes.

• PARTE 1.- Probabilidad y términos estadísticos generales.
• PARTE 2.- Control de calidad estadístico.
• PARTE 3.- Diseño de experimentos.

ISO 1000: Esta norma hace la descripción del Sistema Internacional de Unidades, donde enumera y explica las diferentes unidades básicas, unidades suplementarias y unidades derivadas. Esta norma recomienda el uso de los múltiplos y submúltiplos del sistema internacional, explica las reglas que se deben tener en cuenta en la escritura de los símbolos y números, como también para el uso de los prefijos.

ISO 2108: Esta norma hace la descripción del Número Internacional Normalizado para Libros (International Standard Books Number-ISBN), al identificar de manera exclusiva una obra literaria o técnica publicada por una Editorial, bajo un número de identificación compuesto por diez (10) dígitos. El ISBN se emplea para la búsqueda bibliográfica en centros de documentación, catalogación, bibliotecas.

ISO 3297: Esta norma hace la descripción del Número Internacional Normalizado de Publicaciones (International Standard Serial Number-ISSN), al identificar de manera exclusiva una colección de revistas o periódicos (publicaciones periódicas), bajo un número de identificación compuesto por ocho (8) dígitos. El ISSN se emplea para la búsqueda bibliográfica en centros de documentación, catalogación, bibliotecas.

3. NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Presentación escrita de los procedimientos:

1. La identificación: título o código del procedimiento.    
2. El objetivo o finalidad del mismo.
3. La responsabilidad: se refiere a quien realiza la operación.
4. Los formularios que se utilizan: se deben indicar las formas utilizadas en el procedimiento y acompañar éste con una copia de los formatos que formen parte de él.

En la elaboración de los procedimientos se deben tener presente las palabras más adecuadas a ser utilizadas y que denoten acción, la forma correcta es el presente simple del verbo escogido: envía-muestra- expide- coloca- decide- registra- entrega.

Presentación gráfica de un procedimiento

     El flujograma es un diagrama que permite registrar los hechos relativos al procedimiento, permite al analista exponer el movimiento o ruta que siguen los papeles, las funciones o las etapas del procedimiento.

Los flujogramas se utilizan:

a) Como dispositivo para visualizar un flujo propuesto dentro de un sistema nuevo.

b) Como recurso para comprender el flujo presente en el ciclo del sistema.

c) Como bosquejo del flujo general hecho por el analista antes de redactar el procedimiento.

d) Para reemplazar el procedimiento escrito.

e) Para analizar con mayor facilidad el procedimiento escrito.

f) Ayuda a mostrar el contraste entre el sistema actual y el propuesto cuando se presente el nuevo plan. 

 Diseño de políticas

1. Establecerlos por escrito y darles validez.
2. Redactarse claramente y con precisión.
3. Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
4. Coordinarse con las demás políticas.
5. Revisarse periódicamente.
6. Ser razonables y aplicables en la práctica.
7. Estar acordes con los objetivos de la empresa.
8. Ser flexibles.

Esquema para el diseño de políticas

Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.

Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.

Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.

       

   

2. ORGANIMETRIA

     En primer término, debido a que las estrategias y los entornos cambian con el tiempo, el diseño de las organizaciones es un proceso permanente.   

     En segundo, los cambios de estructura suelen implicar el proceso de prueba y error.

    "Organimetría" es una palabra compuesta de dos elementos: la organización, del latín Organon, órgano elemento de un sistema y sistema en sí mismo; y del griego "metría", que significa medida. 

     Por lo tanto la Organimetría es la "medición de o de los sistemas". Pero esta medición está basada en la dimensión de la organización, y el grado de complejidad de ésta. La Organimetría es el conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales.

Objetivo

    Dar a conocer en forma precisa el lugar que le corresponde a cada puesto, nos muestra quienes están en un nivel superior y puestos que están debajo de los niveles superior, además facilita a los nuevos empleados el contacto la estructura masiva.

Utilidad

     Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

      Tipos de organigramas

     Los organigramas se diferencian entre sí por las características de la organización que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines únicamente didácticos.

     1. Vertical: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner al margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.

Ventajas y Desventajas

Ventajas:

1.  Son los más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidos.
2.  Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:

1. Se produce el llamado “efecto de triangulación” el cual es que después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados.

    2. Horizontal: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Ventajas y Desventajas

Ventajas:

• Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
• Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
• Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.       

Desventajas:

• Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.

      3. Circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.

Ventajas y Desventajas

1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

     4. Escalar: Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

Ventajas y Desventajas 

Ventajas:

• Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:

• Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacar adecuadamente.

Símbolos y Referencias en un Organigrama

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

1.1. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. 
1.2. Las horizontales señalan especialización y correlación.

1.3. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

1.4. Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

2. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

3. Figura Geométrica con un recuadro: indica condición especial o autónoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

4. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha: indican continuación de la estructura.

5. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

Criterios para la elaboración de organigramas

Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas:

1. Autorización y apoyo de los niveles superiores: La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento.
2. Recopilación de la información: Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes
3. Clasificación y registro de la información: Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada y concentrada para lo cual deberán elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro.
4. Análisis de la información: La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma.Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas a estudio.
5. Diseño del organigrama: Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son: Figuras para representar los órganos. Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos. El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.